关于印发《广东省代建项目管理局工程档案管理办法（试行）》的通知
粤代建办〔2018〕4号
各部室：
《广东省代建项目管理局工程档案管理办法（试行）》业经局办公会议讨论通过，现予以印发，请遵照执行。
广东省代建项目管理局
2018年3月26日
广东省代建项目管理局工程档案管理办法(试行)
第一章 总则
第一条 为加强省属直接代建项目的工程档案管理，规范工程文件材料归档工作，明确归档管理职责及相关业务要求，根据国家相关法律法规及本地建设工程档案归档要求，结合我局实际，特制定本办法。
第二条 工程档案是指在工程建设过程中形成的，反映工程项目建设过程的实际状况，具有保存价值的各种载体的文件材料，如文字材料、图纸图表、声像照片等，包括工程准备阶段、项目过程管理、竣工验收阶段、工程造价、资产移交等工程文件。
第三条 本办法适用于我局省属直接代建项目工程档案的管理。委托代建项目的工程档案管理仍按原有方式进行，本局根据工作需要备存相关档案资料。
第二章 管理职责
第四条 工程档案管理体系
（一）工程文件材料的归档管理体系是局办公室负责统筹、指导、把关，以各部室（含项目组）和各参建单位为基础的管理网络。
有关部室（含项目组）负责收集、整理工程文件材料，根据工程建设的进展情况分阶段向局工程档案室移交，局工程档案室负责接收后的档案管理工作。档案管理贯穿项目建设的全过程，包括前期、建设、竣工验收及验收后的文件归档管理。
（二）局办公室组建工程档案室，承担全局工程档案的综合管理工作。各部室（项目组）应设置工程档案员，负责本部室（项目组）的工程档案资料的收集、整理、归档移交等工作，工程档案的具体业务工作接受局工程档案室的指导和监督。
（三）项目各参建单位，应依照合同约定设立专职资料室（员）或联系人，明确专人管理所参与项目的工程档案，做好相关工程档案管理工作。
第五条 局工程档案室的档案管理职责
（一）依据档案工作相关法律、法规和工程建设管理程序，制定局工程档案管理的各项规章制度和业务标准，并监督实施;
（二）统筹指导局所有直接代建项目工程档案归档工作，确保其完整、准确、系统和安全，并负责各部室移交的工程档案的接收、整编、入库、利用和库房管理等日常工作；
（三）根据项目的进展情况，检查、督促相关部室（含项目组）的工程档案管理工作，分阶段接收各业务部室（含项目组）移交的工程档案，确保档案工作与项目建设同步进行；
（四）指导项目组开展工程档案专项验收工作，形成合格的工程档案；
（五）负责定期组织各业务部室（含项目组）工程档案员的相关培训，提供各类文件整理、归档的工具以及各种用表；
（六）负责收集、整理、发布、及时更新与工程档案相关的法律法规及有关规定。
第六条 各部室工程文件归档管理职责
各部室应将本部室管理的工程档案进行收集、整理，按本办法的规定，将符合本局归档要求的工程档案移交局工程档案室（见附件2）。各部室工程档案归档的范围：
（一）计划财务部。负责项目总体实施计划、年度投资计划、项目竣工工程结算、财务决算、资产移交、项目进展情况报告等资料的收集整理及归档移交。
（二）前期工作部。负责项目工程准备阶段文件的收集整理及归档移交，包括立项、建设用地、勘察设计文件、初步设计及概算、施工图审查备案等文件。
（三）招标合同部。负责项目勘察、设计、施工、监理、全过程工程咨询、设计施工总承包、材料设备采购等主体合同中标单位的招投标全套资料的收集整理及归档移交。
（四）项目建设管理部。负责项目实施过程安全、质量、进度、竣工验收、使用移交等工程资料的收集整理及归档移交，具体工作由项目组承担。项目组的文件归档管理职责：
1.项目组负责人职责
负责项目建设过程中档案工作的组织与协调。根据有关文件精神，落实档案管理人员（如无专职人员，应指定现场代表为本项目的兼职档案员）；落实本项目文件材料归档措施；做好各参建单位文件材料收集归档等事项的协调；落实施工现场安全保存工程文件材料必须的设施和设备。
2.专业工程师职责
负责本专业相关文件的办理、积累和移交归档；负责督促监理单位和施工单位等各参建单位做好施工过程中的各种施工记录、检验记录、交工验收记录、会议纪要及工程有关文件，并审核施工单位编制的竣工档案内容，确保本专业文件完整、准确、真实。负责本专业重要施工阶段现场拍摄和录像工作。如项目未配专业工程师，该职能由现场代表负责。
3.资料员的职责
（1）负责项目实施和竣工验收阶段工程文件材料的收集、整理、保存和归档（含照片、录像、电子文件）等；
（2）根据当地城建档案馆的规定及局工程档案室的要求，组织、监督参建单位编制竣工档案，及档案预验收工作，在局工程档案室指导下，形成工程竣工档案；
（3）办理工程竣工档案移交，包括向省档案馆（省重点项目）、当地城建档案馆、使用单位和局工程档案室的移交。
第三章 工程文件材料归档业务内容
第七条 工程文件材料归档范围、保管期限及归档责任单位
凡本局在组织、协调、监督和管理的工程项目建设活动中形成的，具有永久和长期保存价值的各种图纸、图表、文字资料、照片、录像、录音、电子文件等文件材料，均应归档。
项目前期、项目实施及竣工验收各阶段形成的文件材料及声像材料、电子文件，其具体归档范围及归档责任单位见附件2。
第八条 项目建设阶段档案的归口管理
项目建设阶段文件材料的管理按照分阶段分类别的原则进行归口管理。
（一）前期文件：项目接收时，前期文件原件由前期工作部接收并保管，并及时上传局OA系统，项目建设过程中需要使用的，可通过网络平台下载。
（二）招投标文件：主体类合同由招标合同部负责归口管理，合同签订后，通过局OA系统同步移交电子文件到局工程档案室，合同签订后一个月内，合同经办人须将一套完整的招投标及合同文件原件按本办法要求移交局工程档案室。服务类及非公开招标产生的合同由局法定代表授权人主办部室负责归口管理。
（三）项目施工过程文件：项目建设管理部在项目施工过程中形成的各类往来文件、变更、施工图等，由项目组负责分发、保管和利用。
（四）项目竣工验收文件：项目竣工验收过程中形成的各专项验收文件，由项目建设管理部收集完整后移交局工程档案室（见附件2）。
第九条 工程档案归档移交责任主体与时间要求
工程档案的归档与移交责任主体为项目组。项目竣工后，由项目组组织各参建单位编制竣工档案，落实项目档案的整体移交工作。
项目竣工档案移交时间为项目竣工验收合格后3个月内。
第十条 工程文件材料归档整理份数与移交
工程文件材料的归档，按照管理流向的不同，工程档案分为A、B、 C三类。A类移交当地城建档案馆；B类档案移交使用单位；C类移交局工程档案室。具体整理份数及移交要求如下：
（一）A、B、C类档案分别移交当地城建档案馆、使用单位和局工程档案室各一套，具体归档范围及要求见附件2。
（二）竣工图。一式三套，分别交城建档案馆、使用单位及局工程档案室各保存一套；
（三）照片、录像等声像档案。一式三套，分别交城建档案馆、使用单位及局工程档案室各保存一套；
省属重点项目工程档案移交，按照省档案局的有关规定执行。
第十一条 所有工程档案在编制纸质档案的同时，应同步建立电子档案，归档内容与纸质档案内容一致。
第十二条 归档文件材料质量要求
（一）归档文件材料应真实、准确、完整，各种签字手续完备，签字人资格符合相关法规和规范要求，原件严禁用复印、复写及易褪色墨水笔编制和书写。
（二）项目现场文件用印符合规范要求，重要文件必须盖法人章，如启用项目章的，必须有法人授权委托书；
（三）深化设计图纸，必须有设计委托文件，图纸需经原设计单位审核盖章，并保留原设计单位图签栏信息；
（四）竣工图须经过项目组和监理单位认真审核，符合当地城建档案馆编制原则。
（五）纸质文件整理立卷、竣工图折叠、电子文件归档、声像照片归档应符合国家、省及当地现行规范要求。
第十三条 工程档案归档与移交程序
（一）各部室归档文件资料、竣工档案移交工作流程具体见附件1，移交时间见附件2；
（二）项目竣工后，项目组负责、局工程档案室协助，按相关法律法规和本办法附件2进行初步分类整理立卷，同时督促各参建单位按规定准备竣工档案；
（三）项目进入规划验收阶段前，各参建单位须初步整理完毕各自的竣工档案，局工程档案室协助项目组审核后，项目组组织并提请当地城建档案馆进行工程档案预验收，取得《建设工程竣工档案预验收认可书》；
（四）各参建单位按当地城建档案馆的整改意见整改完成后，由项目建设管理部以项目为单位统一办理移交确认手续，按相关规定向当地城建档案馆申请进馆，取得《建设工程档案验收合格证》。
（五）取得《建设工程档案验收合格证》后，局工程档案室指导，项目组负责向使用单位及局工程档案室移交相关工程档案（项目使用说明书以及设备随机资料可在项目移交或设备移交时提前办理），并办理书面交接手续；
（六）项目所有的移交手续原件资料须交局工程档案室存档。
第十四条 项目文件材料的鉴定与销毁
（一）项目竣工后，除按档案管理规定办理工程档案移交进馆外，各业务部室及项目组需对项目所有文件材料进行鉴定清理，有归档价值的，整理后移交局工程档案室存档，无归档价值的，按规定进行销毁。
（二）需销毁的文件，应做好销毁文件清册，根据工程档案职责分工，经所属部门负责人签字核对无误后，统一送省直机关指定的地点予以销毁。
第十五条 工程档案借阅和利用
（一）建立工程档案借阅制度，严格履行登记手续。本单位人员如有实际需要查阅档案的，应先填写《省代建局工程档案资料借阅审批单》（附件3），经部室负责人签字同意，到局工程档案室办理借阅登记手续；外单位查阅工程档案，需凭单位介绍信，出示个人有效证件，经局办公室领导批准，并办理有关查阅登记手续后方可借阅。
（二）为维护工程档案资料的完整，借阅人员不得拆撕、折叠、损污工程档案资料或在资料上圈点、勾划、涂改；
（三）工程档案未经局工程档案室工作人员同意不得摘录、复制及摄影，不得用于非批准的用途。
（四）已移交局工程档案室的工程档案，原则上不得借离局工程档案室。如确需借出工程档案资料的，需经借阅人所在部室和局办公室负责人批准，并履行登记手续。
第四章 保障办法
第十六条 工程项目建设中的归档保障办法
为确保工程文件材料及时归档，在组织工程建设管理的过程中均应同时体现工程文件材料归档的相关要求，并应在工程招投标、合同签订、工程结算等环节强化工程文件材料归档工作要求。
（一）合同签订。在签订设计、施工、监理、订货等合同时应有明确的工程文件归档管理条款，明确规定归档的文件材料必须符合相关法律法规要求。
（二）工程结算。应把是否已取得工程档案验收合格证作为办理结算的前置条件之一。
第十七条 工程档案管理责任人调动或岗位调整后，应办理相应的文件档案交接手续。相关人员办理调离手续时，应事先知会局工程档案室，督促其办理档案资料移交。
第五章 附 则
第十八条 本办法由局办公室（工程档案室）负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起施行。2016年8月16日印发的《省代建局工程档案管理办法（试行）》（粤代建办〔2016〕17号）同时废止。
